Tin học văn phòng_ Những phần mềm quan trọng không thể không biết và các kỹ năng  sử dụng nên biết

Trong thời kì cách mạng công nghệ 4.0, kỹ năng tin học văn phòng đóng vai trò thiết yếu và cực
kì quan trọng trong mọi ngành nghề lĩnh vực. Nói cách khác muốn  trở thành nhân viên văn phòng chuyên nghiệp, tiết kiệm thời gian, công sức để hoàn thành thuận lợi công việc được giao hoặc tạo ấn tượng tốt và được tuyển dụng bạn cần nắm vững các thao tác nền tảng trên máy tính như nắm vững TIN HỌC VĂN PHÒNG LÀ GÌ? KỸ NĂNG SỬ DỤNG CÁC PHẦN MỀM MICROSOFT OFFICE WORD, EXCEL, POWERPOINT.

1.      Tin học văn phòng là gì?

2.      Những kỹ năng Tin học văn phòng cơ bản :

2.1.   Kỹ năng Word trong Tin học văn phòng

2.2.   Kỹ năng Excel trong Tin học văn phòng

2.3.   Kỹ năng PowerPoint trong Tin học văn phòng

Bài viết dưới đây sẽ giúp các bạn hiểu rõ tất tần tật về TIN HỌC VĂN PHÒNG. Và hoàn thiện các kỹ năng “ CỨNG CỨNG MỀM MỀM” còn thiếu sót , mơ hồ của bạn về Tin học. Xem hết bài đừng để “ nước tới chân mới nhảy” sẽ bỏ lỡ nhiều cơ hội tốt trong công việc của bạn nhé./

1.      TIN HỌC VĂN PHÒNG

Tin học văn phòng  cũng là một ngành công nghệ thông tin, tuy nhiên nó mang tính phổ cập hơn nhằm mục đích để sử dụng trong môi trường công sở như Kế toán, hành chính, Nhân sự, Tài chính, Kiểm toán, Marketing một trong những yêu cầu không thể thiếu là “ thành thạo tin học văn phòng”.Thật khó để chỉ ra một nhánh công việc nào ngoại trừ công việc chân tay mà không cần đến tin học văn phòng. Hiện nay, khoa học- kỹ thuật phát triển lên thời kì 4.0 có thể thay thế nhiều máy móc tân tiến hiện đại như chiếc tivi nhỏ xíu cồng kềnh, máy vi tính to thô kệch mờ tịt thay bằng màn hình LCD siêu mỏng ,…. Thê nhưng không thể thay thế tin học văn phòng , bởi nó chính là huyết mạch của công ty.

v  Những kỹ năng nền tảng của tin học văn phòng cũng khá quan trọng để làm thao tác nhanh hơn cho công việc như:

·         Nhân viên văn phòng phải biết đánh văn bản thuần thục bằng 10 ngón tay

·         Thao tác trôi chảy trên hệ điều hành Windows

·         Biết sử dụng các trang web để tìm kiếm thông tin, nghe nhạc, xem phim , liên lạc, chia sẻ các thông tin hữu ích

·         Lưu trữ tệp tin, hoặc xây dựng các mẫu khảo sát trực tuyến, sao lưu dữ liệu một cách an toàn

v  Đặc biệt, các phần mềm Office trong tin học văn phòng được sử dụng rộng rãi trong các lĩnh vực công nghiệp:

·         Kỹ năng Microsoft Word để soạn thảo, xử lý và định dạng các văn bản, tài liệu, giấy tờ…trong công việc sẽ thực hiện hợp đồng , viết báo cáo. Đối với những vấn đề đơn giản hơn như trong học tập thì sẽ viết tiểu luận, bài nghiên cứu….

·         Kỹ năng Microsoft Excel để tạo lập, tính toán các bảng thống kê, xây dựng biểu đồ, tính toán tiền quỹ, tiền lương mà công việc của kế toán thường làm

·         Kỹ năng Microsoft Powerpoint trong thiết kế, định dạng các site trình chiếu, phục vụ thuyết trình tạo ấn tượng thu hút người xem với những hình ảnh âm thanh nổi bật.

2.      KỸ NĂNG TIN HỌC VĂN PHÒNG CƠ BẢN :

Nắm vững kiến thức và kỹ nắng Tin học văn phòng chính là chìa khóa quan trọng cho việc hội nhập nguồn tri thức của xã hội cũng như tạo cơ hội tốt cho công việc của chính bản thân chúng ta./

2.1  Kỹ năng Word trong tin học văn phòng:

Công cụ này cho phép chúng ta soạn thảo văn bản với các cách căn chỉnh định dạng. Phù hợp với việc soạn thảo văn bản với nhiều tính năng như màu sắc và các hiệu ứng đơn giản:






§  Nhập liệu văn bản, định dạng đoạn văn : gõ đúng văn phạm tiếng Việt (telex, VNI), font, cỡ chữ, màu chữ

Gõ đúng văn phạm tiếng Việt (telex, VNI)

Thêm màu chữ tương ứng

Tạo Font chữ tương ứng

§ Lập chèn, định dạng bảng: table (tạo bảng), bullet, căn đoạn, line-spacing, chèn thêm dòng, cột, trộn (merge),..

Tạo bảng (Table)

Chèn Bullets

§  Chèn ký tự: symbol, chèn link (hyperlink),…

LINK:Cách sử dụng Symbol

LINK:Cách chèn link

Để soạn thảo văn bản một cách chủ động, nhất là khi chuột của bạn bị hỏng thì các phím tắt trở nên vô cùng quan trọng, việc nắm rõ các phím tắt giúp chúng ta thao tác một cách chính xác, nhanh chóng công việc của mình(có các tính năng mới sử dụng cho Word 2013)

2.1.1 PHÍM CHỨC NĂNG

- Ctrl + N: Tạo một trang soạn thảo mới.                                                                                    

- Ctrl + O: Mở trang soạn thảo đã có.

- Ctrl + S: Lưu lại văn bản trong trang soạn thảo.

- Ctrl + C: Sao chép kí tự, dòng, đoạn văn bản được chọn. 

- Ctrl + X: Cắt kí tự, dòng, đoạn văn bản được chọn.

- Ctrl + V: Dán kí tự, dòng, đoạn văn bản được chọn.

- Ctrl + F: Tìm kiếm từ, cụm từ có trong văn bản.

- Ctrl + H: Mở công cụ tìm kiếm, thay thế từ, cụm từ có trong văn bản.

- Ctrl + P: Mở hộp thoại In văn bản.

- Ctrl + G: Mở cửa sổ trang số.

- Ctrl + K: Tạo liên kết.

- Ctrl + Z: Bỏ qua thao tác vừa thực hiện.

- Ctrl + Y: Phục hồi trạng thái trước khi sử dụng lệnh Ctrl + Z.

- Ctrl + W / Ctrl + F4/ Alt +F4: Đóng trang soạn thảo
2.1.2. PHÍM DI CHUYỂN

- Các phím lên xuống một hàng, sang trái, phải kí tự.

- End, Home:  Trở về đầu hoặc cuối dòng đang đặt con trỏ.

- Ctrl + Home: Về đầu dòng văn bản.

- Ctrl + End: về cuối dòng văn bản.

- Tab: Cách/ di chuyển sang cột khác/ tạo hàng mới nếu đang ở cột cuối cùng trong table.

- Ctrl + Q: Lùi đoạn văn bản ra sát lề (chỉ dùng sau khi đã sử dụng tab)

- Enter: Xuống dòng. Ngắt đoạn.

- Ctrl + Enter: Ngắt trang sang trang mới.

- ESC: Đóng cửa số chức năng.

- Ctrl + ESC: Khởi động menu start

- Alt + Tab: Chuyển cửa sổ làm việc.

- Starrt + D: Chuyển ra màn hình desktop

- Start + E: Mở cửa sổ My computer 

2.1.3. PHÍM ĐỊNH DẠNG

- Ctrl + B: Định dạng in đậm.

- Ctrl + I: Định dạng in nghiêng.

- Ctrl + U: Định dạng gạch chân liền giữa các từ.

- Ctrl + Shift + D: Định dạng gạch chân kép liền giữa các từ.

- Ctrl + Shift + W: Định dạng gach chân dưới mỗi từ.

- Ctrl + D/ Ctrl + Shift + F/ Ctrl + Shift + P: Mở hộp thoại định dạng văn bản.(F: thay đổi font chữ, P thay đổi cỡ chữ.

- Ctrl + E: Định dạng căn giữa văn bản.

- Ctrl + J: Định dạng căn đều 2 lề văn bản.

- Ctrl + L: Định dạng căn trái văn bản.

- Ctrl + R: Định dạng căn phải văn bản.

- Ctrl + M: Định dạng thụt đầu dòng cho đoạn văn bản (mặc định 1,27cm).

- Ctrl + Shift + M: Bỏ định dạng thụt đầu dòng đoạn văn bản.

- Ctrl + Q: Xóa định dạng căn lề đoạn văn bản.

- Ctrl + ]: Tăng cỡ chữ lên 1 cỡ.

- Ctrl + [: Giảm cỡ chữ 1 cỡ

- Ctrl + Shift + “>”: Tăng cỡ chữ lên 2 cỡ.

- Ctrl + Shift + “<”: Giảm cỡ chữ 2 cỡ

- Shift + Các phím di chuyển lên xuống, trái phải: chọn kí tự, từ, đoạn văn bản.

- Ctrl + A: Chọn toàn bộ văn bản.

- Ctrl + Shift + A/K: Chuyển chữ hoa thành chữ thường( không nên áp dụng cho tiếng Việt).

- Ctrl + Shift + C: Sao chép định dạng đoạn văn bản cần sao chép.

- Ctrl + Shift + V: Dán định dạng đoạn văn bản đã được sao chép.

- Ctrl + Shift + S: Tạo style (dùng trong mục lục tự động).

- Ctrl + Shift + N: Cửa sổ dạng Normal.

- Ctrl + Shift + Q: Cửa sổ dạng Symbol

- Ctrl + Alt + N: Cửa sổ ở dạng Normal.

- Ctrl + Alt + O: Cửa sổ ở dạng Outlien.

- Ctrl + Alt + P: Cửa sổ ở dạng Print Layout.

- Ctrl + Alt + L: Đánh các kí tự đầu dòng dạng số hoặc chữ tự động.

- Ctrl + Alt + F/D: Ghi chú ở dưới chân trang soạn thảo.

- Ctrl + Alt + M: Ghi chú ở ngay dòng để con trỏ.

- Ctrl + Alt + 1: Tạo heading 1.

- Ctrl + Alt + 2: Tạo heading 2.

- Ctrl + Alt + 3: Tạo heading 3.

- Ctrl + Shift + Z: Xóa định dạng.

- Ctrl + Sapce: Khôi phục định dạng font chữ mặc định.

- CTRL + SHIFT + H: chuyển đổi dạng thức( ko gõ được chữ). 

2.1.4. PHÍM XÓA ĐỐI TƯỢNG

- Backspace / Ctrl + Backspace: Xóa ký tự trước con trỏ.

- Delete / Ctrl + Delete: Xóa kí tự sau con trỏ

2.1.5. CÁC PHÍM CHỨC NĂNG KHÁC

- Crtl + 1: Giãn dòng đơn

- Crtl + 2: Giãn dòng đôi

- Crtl + 5: Giãn dòng 1,5

- Crtl + 0(zero) : Thêm độ giãn dòng đơn đoạn trước con trỏ chuột. 

2.1.6. CÁC PHÍM F

- F1: Trợ giúp.

- F4: Lặp lại lệnh vừa làm.

- F5: Di chuyển đến trang số. 

- F7: Kiểm tra lỗi chính tả với Tiếng Anh.

- F8: Mở rộng vùng được chọn.

- F12: Thực hiện lưu với tên mới.

- Shift + F1: Định dạng cỡ chữ.

- Shift + F2  = F7.

- Shift + F3: chuyển đổi viết hoa chữ đầu tiên, viết hoa, viết thường.

- Shift + F7: Thực hiện tìm từ đồng nghĩa.

- Shift + F8: Thu nhỏ vùng được chọn.

- Shift + F10: Hiển thị ngữ cảnh (tương ứng với kích chuột phải).

- Shift + F12: Lưu văn bản.

- Ctrl + F1: Tắt thanh công cụ.

- Ctrl + F2: Xem trước khi in.

- Ctrl + F3: Chuyển đổi chữ hoa – thường.

- Ctrl + F4: Đóng cửa sổ văn bản.

- Ctrl + F6: Di chuyển sang cửa sổ văn bản kế tiếp.

- Ctrl + F9: Chèn thêm một trường trống.

- Ctrl + F10: Phóng to, thu nhỏ kích thước cửa sổ

- Ctrl + F11: Khóa một trường.

- Ctrl + F12: Mở văn bản hiện có.

- Ctrl + Shift + F5: Mở Unikey.

- Ctrl + Shift + F6: Mở Unikey Toolkit.

- Ctrl + Shift + F8: Mở rộng vùng chọn và khối.

- Ctrl + Shift + F9: Ngắt liên kết một trường

- Ctrl + Shift + F11: Mở khóa một trường.

- Ctrl + Shift + F12: Xem  trước khi in.

- Alt + F4: Thoát khỏi trang soạn thảo.

- Alt + F5: Thu nhỏ kích thước cửa sổ.

- Alt + F7: Tìm lỗi chính tả và ngữ pháp trong Tiếng Anh.

- Alt + F10: Kích hoạt thanh công cụ chuẩn.

- Alt + F11: Hiển thị cửa số Visual Basic.

- Alt + Shift + F1: Di chuyển đến trường phía trước.

- Alt + Shift + F2: Thực hiện lưu văn bản.

- Ctrl + Alt + F1: Hiển thị thông tin hệ thống.

- Ctrl + Alt + F2: Thực hiện mở văn bản.

2.2  Kỹ năng Excel trong Tin học văn phòng

Excel là một công cụ văn phòng tuyệt vời  là chương trình xử lý bảng tính. Được thiết kế với nhiều ô cùng các dòng , cột  có thể lập dữ liệu và tính toán  một cách ưu việt nhất với các hàm

1.      Hàm SUM: hàm tính tổng các đổi số
2.      Hàm AVERAGE: hàm tính trung bình cộng
3.      Hàm MIN/ MAX: hàm cho giá trị lớn nhất/ nhỏ nhất
4.      Hàm TRIM: hàm loại bỏ khoảng trống trong văn bản
5.      Hàm COUNT/ COUNTA: hàm đếm dữ liệu/ đếm số ô không trống
6.      Hàm DAYS: hàm tả về số ngày giữa hai 2 ngày trong Excel
7.      Hàm CONCATENATE: hàm nối các chuỗi kí tự
8.      Hàm NETWORKDATS: hàm tính số lượng ngày làm việc
9.      Hàm CHOOSE: tìm chuỗi kí tự
10.  Hàm VLOOKUP hay còn gọi là hàm tham chiếu cột
11.  Hàm dò tìm theo hàm: HLOOKUP (giá trị tìm, mảng giá trị, chỉ số dòng) (kết quả sẽ trả về giá trị của một ô)
12.  Hàm LEN: hàm đo đọ dài của các chuỗi kí tự
13.  Và các hàm số thông dụng khác: IF, YEAR, MONTH,….

Kỹ năng nên biết khi sử dụng Excel:

1.      Tạo bảng tính, định dạng dữ liệu bảng tính: định dạng số, định dạng bảng, trộn (merge), xóa cột (split)..
2.      Định dạng tự động theo yêu cầu ( theo tỉnh, ngày, tháng, năm)
3.      Sử dụng lọc dữ liệu: FILTER: lọc theo yêu cầu
4.      Vẽ biểu đồ: CHART
5.      Tạo link: HYPERLINK
6.      Thiết lập in, bảo mật file: PAGE SETUP,…

Các phím tắt Excel hữu ích cho công việc:

·         Ctr + - : làm cho các tùy chọn đã xóa xuất hiện

·         Ctr + A: chọn tất cả dữ liệu

·         Shift + Spacebar: chọn các ô bạn sử dụng

·         Ctrl + V: dán những gì bạn vừa sao chép

·         Ctrl + Spacebar: chọn cột của ô bạn đang sử dụng

·         Ctrl+ End: đi đến ô cuối cùng của dữ liệu

·         Ctrl + Home: chọn ô đầu tiên với dữ liệu của bạn

·         ESC: bỏ qua dữ liệu đang thay đổi

·         F4 hay Ctrl + Y: lặp lại thao tác vừa làm

·         Alt + Enter: bắt đầu dòng mới trong ô

·         Ctrl + D: chép dữ liệu từ ô trên xuống ô dưới

·         Ctrl + R: chép dữ liệu từ trái qua phải

2.3  Kỹ năng PowerPoint trong Tin học văn phòng

Bên cạnh đó, kỹ năng thuyết trình là một trong những kỹ năng cần thiết nhất trong công việc để trình bày và thuyết trình về một dự án, sản phẩm, dịch vụ nào đó. Vì thế, POWERPOINT là phần mềm nhằm tạo ra để phục vụ cho việc thiết kế, định dạng các slide trình chiếu, thật sinh động ấn tượng, sáng tạo, thu hút. Dưới đây là các mẹo sử dụng chuyên nghiệp Microsoft Powerpoint:

2.3.1           SỬ DỤNG CÁC MẪU POWERPOINT SẴN CÓ ĐỂ TẬN DỤNG CÁC THIẾT KẾ CHUYÊN NGHIỆP

Ø  Các mẫu thiết kế sẵn này ngoài việc có trang trí đồ họa chuyên nghiệp, nó còn được định nghĩa các phông chữ, căn lề, số trang, ngày tháng,…còn có thể chọn Format chọn Slide Design theo yêu cầu của mình phù hợp với nội dung mình chọn .

§  Additional Design Templates: đây là chức năng cho phép bạn them các Template vào thư viện Template sẵn có của Powerpoint , Template này có thể tải từ nguồn download trên mạng internet .

§  Design Template on Microsoft Office Online: chức năng này cho phép bạn tìm và lấy thêm các mẫu  Powerpoint nữa trên website của Microsoft.

Ø  Chọn xong Template bạn có thể chỉnh sửa hoàn toàn phù hợp với nội dung bài của mình .

2.3.2        SỬ DỤNG CÁC HIỆU ỨNG HOẠT HÌNH  ( ANIMATION )

Ø  Ngoài bài thuyết trình tốt cần có hình ảnh minh họa trực tiếp thì việc mô tả các quy trình bằng cách chuyển động, âm thanh, kĩ xảo hình ảnh cũng có tác dụng tạo thích thú cho người xem  ( hiệu ứng  nhấp nháy , bay từ trái sang phải, rơi từ trên xuống dưới,…)

2.3.3    CHÈN CÁC ĐOẠN VIDEO ẢNH VÀO SLIDE

Ø  Từ menu Insert của Powerpoint chọn Movie and Sounds chọn Movie from file, chọn video mà bạn muốn chèn vào slide hoặc có thể tải từ website.

      2.3.4    SỬ DỤNG CÁC PHÍM TẮT MỘT CÁCH HỮU DỤNG :

Ø  Chuyển đổi chữ hoa chứ thường nhanh: bôi đen kí tự cần chuyển đổi và nhấn đồng thời Shift + F3

Ø  Nhấn phím F5 để bắt đầu trình diễn slide. Muốn trình diễn slide hiện tại ấn đồng  thời Shift + F5

Ø  Để quay về slide đầu tiên: ấn 1 + Enter

Ø  Để nhảy tới slide nào đó: ấn số slide cần nhảy tới + Enter
Dưới đây các LINK dành cho những bạn muốn tạo PowerPoint đẹp:

1. Presentation Magazine
2. Smile Template
3. PowerPoint Styles
4. FPPT
5. ALLPPT

v  Một số video tham khảo khi sử dụng các phần mềm Microsorf Office trong tin học văn phòng:

+ Hướng dẫn sử dụng Word: https://youtu.be/zuvP5eEkvUE

+ Hướng dẫn sử dụng  Powerpoint: https://youtu.be/NqWMBgHJLA0

+ Hướng dẫn sử dụng Excel: https://youtu.be/IIg2CjDWE9A

v  Có thắc mắc thêm xin liên hệ với:

ü  Email: Binhkim0502@gmail.com 

ü  Hotline: 0798713944